Binnen het Ministerie van Binnenlandse Zaken is een netwerk van facilitators actief die sessies ontwerpen en begeleiden. Dit netwerk wil zich blijvend ontwikkelen. Niet alleen om bijeenkomsten effectiever te maken, maar ook om ze leuker, scherper en betekenisvoller te maken voor deelnemers.
Een belangrijk thema dat samenhangt met effectieve bijeenkomsten is de kracht van verrassing. Want in de meeste gevallen verlopen sessies net iets anders dan gepland. Soms ontstaat er een onverwacht gesprek in de groep, verandert de energie of pakt een interventie anders uit dan gedacht. Juist op zulke momenten ligt veel potentie. De vraag is dan: hoe kun je als facilitator je plan loslaten, meebewegen met wat er ontstaat en in het moment op ontdekkingsreis durven gaan?
Future Matterz werd vanuit hun expertise en kennis over creativiteit en de kracht van verrassing gevraagd om met het netwerk mee te denken over hoe verrassing kan bijdragen aan sessieontwerp en persoonlijke ontwikkeling. Hoe kun je verrassing bewust inzetten om aandacht, focus en beweging te creëren? En hoe ontwikkel je als facilitator zelf meer openheid, nieuwsgierigheid en comfort in het omgaan met het onbekende?
Onze aanpak
Future Matterz ontwikkelde een trainingssessie waarin 17 deelnemers de kracht van verrassing eerst zelf ervaarden, voordat zij deze gingen analyseren en toepassen. De sessie was gebaseerd op een methodologie waarin wetenschappelijke inzichten en praktische ervaring zijn samengebracht. Centraal stond een nieuwe kijk op openheid voor het onbekende en omgaan met onzekerheid. Dat begon al meteen bij de start van de dag, zo vertelt opdrachtgever en coördinator van het netwerk Charlotte Moolenaar: “Toen we op Den Haag Centraal verzamelden, mochten we van de stationsbewaking de eerste opdracht daar niet uitvoeren. Wij hadden onze ‘demonstratie’ niet aangevraagd. Dit was een goed voorbeeld van verrassing, waar Future Matterz en de deelnemers meteen creatief mee om gingen. Zo’n situatie vraagt om veerkracht en aanpassingsvermogen.”
De training begon niet met uitleg, maar met ervaring. Deelnemers kregen oefeningen waarvan zij vooraf niet wisten wat er zou gebeuren. Ze werden uitgenodigd om iets te doen wat onbekend voelde en daardoor mogelijk ook ongemakkelijk was. Charlotte vertelt: “We gingen individueel met onbekenden in gesprek over wat verrassing voor hen betekent. Dat was soms best ongemakkelijk, je moest wel uit je comfortzone stappen. Tegelijkertijd leverde het bijzondere gesprekken en inzichten op.” Juist dat was de bedoeling. Want zodra mensen verrast worden, gebeurt er iets in het brein. De aandacht verscherpt, mensen kunnen even bevriezen en hun automatische reactiepatronen worden zichtbaar.
Na deze ervaring brachten we de groep samen voor reflectie. Wat gebeurde er intern? Welke eerste reactie ontstond er? Waar zat weerstand, waar ontstond plezier en wanneer kwam er energie vrij? Door dit met elkaar te delen, kregen deelnemers inzicht in hun eigen coping mechanismen. Ze ontdekten hoe zij reageren op onzekerheid en wat er nodig is om van weerstand naar nieuwsgierigheid en beweging te komen.
Daarna maakten we de vertaling naar hun rol als facilitator. Want je kunt mensen maar zo ver brengen als je zelf bent. Als je anderen wilt begeleiden in het omgaan met verandering, spanning of onzekerheid, vraagt dat ook iets van je eigen openheid en nieuwsgierigheid.
In het tweede deel van de middag gingen deelnemers met twee canvassen aan de slag. Het eerste canvas ging over het omarmen van verrassing. Wat gebeurt er als je wordt verrast? Wat levert het op? Wat kost het je? En welke risico’s ervaar je? Het tweede canvas richtte zich op het ontwerpen van verrassing. Hoe kun je verrassing bewust inbouwen in een sessie? Waar kan het helpen om focus te creëren? En hoe kun je het inzetten om mensen zelf tot nieuwe inzichten of oplossingen te laten komen?
Resultaten
De sessie gaf het netwerk van facilitators een nieuwe taal en aanpak om met verrassing te werken. Deelnemers ervaarden aan den lijve wat het onbekende met hen doet en kregen inzicht in hun eigen patronen, reacties en ontwikkelruimte.
Tegelijkertijd maakten zij de vertaalslag naar hun professionele praktijk. Verrassing werd niet behandeld als iets toevalligs, maar als een krachtig ontwerpprincipe. Door bewust onverwachte momenten in te bouwen, kun je deelnemers activeren en ruimte creëren voor nieuwe perspectieven. Verrassing kan daarmee helpen om sessies effectiever en impactvoller te maken. Charlotte heeft daarin veel gehad aan Future Matterz: “De energie van het team en de hoeveelheid ideeën in combinatie met veel kennis over creativiteit en verrassing worden omgezet in een concrete, leuke en effectieve aanpak en geslaagde middag!”
De training liet ook zien dat persoonlijke ontwikkeling en professioneel vakmanschap sterk met elkaar verbonden zijn. Wie als facilitator beter leert omgaan met onzekerheid, kan groepen ook beter begeleiden wanneer gesprekken spannend worden, plannen veranderen of nieuwe inzichten ontstaan.
Wil jij ook graag meer doen met de kracht van verrassing? Plan een koffietje met ons in en we praten graag met je verder!
We bespreken graag met je hoe we jouw organisatie ook toekomstbestendig kunnen maken in een nieuwe manier van strategie voeren. Nieuwsgierig?
Founder & Chief Exploration Officer
